Met Skopos uitgerust voor de ICT toekomst

Doel, verkenner, gids. Dát zijn de betekenissen van het woord Skopos. Skopos Rendementbouwers uit Hengelo is sinds 1998 als onafhankelijk adviseur en projectmanager actief op het gebied van selectie en implementatie van ERP-systemen en andere soorten van business software. Skopos is voor veel organisaties de vooruitgeschoven post, als het gaat om de implementatie van business-software. Maar het gaat niet om software alleen. Directeuren Gerrit Vixseboxse en Ruud Haring leggen uit.

Het artikel zoals het in Hét Ondernemersbelang stond.

Gerrit: “We zijn de verkenner en de gids voor onze klanten. Wij kennen alle ontwikkelingen in de ICT-markt en in de maakindustrie, en kunnen die vertalen naar de ICT-behoeften van onze opdrachtgevers. Ontwikkelingen als CRM-software voor relatiebeheer, product lifecycle management voor productontwikkeling en specialistische software voor de detailaansturing van de productievloer, maar ook cloud computing voor deze software en de integratie tussen al die systemen. Vroeger was bedrijfssoftware vooral ERP, maar dat is veranderd. ERP is slechts één van de onderdelen van de hele ICT-architectuur. Dat is dus Skopos in de rol van verkenner.”

Skopos adviseert bedrijven niet alleen wat ze moeten doen met software, maar helpt ze ook om het in de praktijk te brengen. “We nemen dus ook verantwoordelijkheid om onze opdrachtgevers zonder risico’s naar de best passende bedrijfssoftware te brengen. Onze projectmanagers kennen de valkuilen en weten alles over ERP, CRM, business intelligence en andere soorten software. Onze klanten doen deze projecten slechts eens in de zeven tot tien jaar. Zonder Skopos staan ze al met 2-0 achter in gesprekken met softwareleveranciers. Wij zorgen met onze kennis en ervaring voor een gelijkwaardige positie tussen klant en ICT-leverancier. Dat is belangrijk, want het gaat om veel geld en risico’s.”

Gereedschap, geen doel

De derde betekenis van het woord Skopos is ‘doel’: “Software is een gereedschap en dat moet je op de juiste manier inzetten om je doel te bereiken. Het is dus geen doel op zich, maar een middel om je strategie te realiseren en je bedrijfsprocessen te verbeteren voor je klanten. Software kan een nuttig gereedschap zijn, maar je moet er wel goed mee kunnen omgaan. Je kunt de mooiste software binnenhalen, maar als je bedrijf de processen niet op orde heeft, heeft het weinig zin. ERP of andere business-software stelt dus zeker ook eisen aan degene die ermee werkt.”

Ruud: “Veel bedrijven zien de voordelen van nieuwe software of de risico’s van hun huidige ICT, maar ze durven de stap naar vernieuwing niet te maken. Wij helpen klanten succesvol te zijn met hun ICT. Met de lange crisis achter de rug hebben veel bedrijven achterstallig onderhoud op het gebied van ICT opgelopen.Zoals Gerrit al aanhaalde, gaat het er niet alleen om de software weer op orde te brengen, maar ook om de bedrijfsprocessen en de medewerkers. Sleutelpersonen binnen de afdelingen die nodig zijn om nieuwe software goed in te voeren zijn – mede door de crisis – vaak schaars of niet aanwezig. Het is cruciaal dat een bedrijf mensen in huis heeft die tijd en kwaliteit hebben om na te denken over de bedrijfsprocessen.”

Griezelverhalen ontzenuwen

Bedrijven moeten of willen afscheid nemen van hun verouderde software. Vanwege technische kwetsbaarheid, of omdat de markt steeds hogere eisen stelt. Maar ze zijn er ook angstig voor door alle voorbeelden van mislukte projecten. Ruud: “We zien vaak dat bedrijven een verouderd ERP-systeem hebben en dat ze op zoek zijn naar iets nieuws. Vaak hebben ze er dan ook nog allerlei andere systemen naast draaien. Wij kijken dan samen met de klant én met de softwareleveranciers naar het juiste totale IT-landschap. En wij gaan glimmen op het moment dat anderen misschien bang worden. Met ingewikkelde vraagstukken stoeien, vinden Skopos-adviseurs juist leuk.”

Gerrit: “We praten over de hele ICT-architectuur. Vragen die voorbij komen zijn bijvoorbeeld: welk systeem levert de klant het meest of het snelst geld op? En kan zo’n systeem communiceren met andere bestaande systemen, of moeten die ook vervangen worden? Veel ondernemers zijn een beetje bang, kennen griezelverhalen over mislukte operaties en kostenoverschrijdingen. ICT is voor veel ondernemers een abstract en risicovol onderwerp, dat ook nog eens veel geld en kostbare tijd kost. Wij helpen om ICT begrijpelijker te maken en beter in de grip te krijgen.”

Eerlijke contracten

Skopos zorgt er met haar begeleiding ook voor dat potentiële verrassingen voortijdig gesignaleerd en afgevangen worden. “Dus geen verborgen kosten of onverwacht meerwerk”, stelt Gerrit: “We communiceren hierover als onafhankelijk adviseur ook duidelijk naar de leveranciers, zodat zij een complete en passende offerte uitbrengen. Ze kennen ons natuurlijk ook.”

“Zo kan onze klant appels met appels vergelijken en wordt het geen verkoopshow waarbij je de mooiste logistieke module van de één vergelijkt met de slimste financiële administratie van de ander. We zorgen voor een faire deal zonder kleine lettertjes. Onze adviseurs weten vanuit hun ervaring hoe je dit soort trajecten moet aanpakken, en ze kennen alle trucs allang. We zorgen dat alles goed gespecificeerd is. Dat leggen we samen vast, ook met de uiteindelijke leverancier. Zo weet iedereen wie er voor welk deel verantwoordelijk is.”

Ruud lacht: “In eerste instantie schrikt een softwareleverancier weleens als onze mensen aan tafel komen, maar uiteindelijk vinden zij het ook alleen maar fijn vanwege de duidelijkheid en de onpartijdigheid. Ze weten dat ze met een kundige partij onderhandelen en daarna samenwerken.”

—

Het artikel verscheen in Hét Ondernemersbelang 4 van 2016, en ook op de site van Skopos Rendementsbouwers.

Voor Skopos schreef ik ook teksten voor de bedrijfsbrochure en ik mocht meedenken over de website. Mooie samenwerking met een mooi IT-bedrijf uit Hengelo.