Een (digitale) afspraak plannen?

Zaak is nu om een datum en tijd te vinden waarop die ontmoeting plaats gaat vinden. Dat doen we heel gemakkelijk met de datumprikker FindTime, rechtstreeks gekoppeld aan mijn Outlook-agenda en door de eerder genoemde mail óók meteen met uw digitale agenda. Of dat nu van Microsoft, Google of een heel andere leverancier is. Gemak dient de mens, nietwaar?

In dit bericht vertel ik u stap voor stap hoe FindTime werkt als u met mij samenwerkt.
Vindt u het een handige tool? Dan kunt u er bij Microsoft meer informatie over vinden.

Stap 1: u ontvangt een mail van mij

U heeft een e-mail van mij ontvangen, waarin ik u uitnodig voor een (online) ontmoeting of interview. Ik kijk daar in ieder geval naar uit. Hopelijk u ook.

Nu moeten we natuurlijk wel zorgen dat we snel een tijdstip vinden in onze drukke agenda’s voor die afspraak.

In de mail die u kreeg, zit dan ook een link naar een FindTime-poll. In die zakelijke datumprikker heb ik alvast één of meerdere data en tijdstippen ingevuld. Wanneer u op de link achter ‘wanneer’ klikt (in het geval van het voorbeeld is dat ‘3 opties’, mijn Outlook zet er op de één of andere manier rode kringeldingen onder, omdat hij de tekst niet herkent), begint het feest.

FindTime: open u

U komt na het klikken in het scherm van FindTime.

Hier ziet u alle voorgestelde data keurig op een rijtje.
Extra feature van dit systeem (u merkt, ik ben fan) in mijn eigen agenda: de voorgestelde tijden zijn meteen geblokkeerd.

U ziet ook de namen/mailadressen van de deelnemers aan de afspraak. In het fictieve voorbeeld gaat het om een een-op-een-interview. Met mijzelf nota bene.
Eventueel kunt u extra mensen aan die deelnemerslijst toevoegen, bijvoorbeeld als u graag heeft dat een collega ook bij het interview aanwezig is. Ook zij krijgen dan een uitnodiging om te stemmen in hun mailbox.

Nu kunt u meerdere dingen doen in de FindTime-poll.

Past één voorgestelde tijdstip ook in uw agenda?

Vink die meest geschikte dan aan (‘Ja’) en zet de overige tijden op ‘Nee’.
Vergeet daarna niet: klik op de button ‘Stemmen’ onderaan het scherm.

Eventueel kunt u ook één of meerdere voorgestelde tijden uit de poll verwijderen, door erachter op het welbekende prullenbakje te klikken. Zo komt er geen vervuiling in de agenda’s terecht. Dit is overigens niet per se nodig, omdat FindTime dit ook zelf regelt.

Het systeem kiest nu de meest voor de hand liggende tijdstip (meestal de tijd die het dichtst bij is en binnen ieders agenda past). De afspraak wordt – eventueel meteen voorzien van een link naar de Teams-vergadering – nu meteen in de online agenda van iedere deelnemer geplaatst. Makkelijker kan haast niet.

Zijn er meerdere tijden die u passen, maar heeft u wel een sterke voorkeur voor één?

U raadt het al: u klikt daarbij op het hartje (‘Voorkeur’). De rest wijst zich vanzelf: u klikt op ‘Stemmen’ en het systeem doet de rest.

Ook nu komt de afspraak meteen in de wederzijdse agenda’s terecht, ook weer keurig voorzien van een Teams-link als dat nodig is.

Past geen van de voorstellen in uw planning?

Tijd voor extra actie. U kunt nu namelijk een eigen voorkeur invoeren, of desgewenst meerdere.

Klik daarvoor op ‘+ Een ander tijdstip voorstellen’.

U krijgt een pop-up te zien, waarin u een door u voorgestelde datum en tijd aangeeft.

U kunt nu ook meteen de andere voorstellen verwijderen met het prullenmandje.

Tevreden over de veranderingen? Klik ook nu op ‘Stemmen’.

Van iedere wijziging of stemming op de poll krijg ik een melding in mijn mailbox.

Zo kan ik meteen actie ondernemen, door bijvoorbeeld te stemmen op uw datumvoorstel.

Op deze manier komen we snel tot een voor iedereen passende datum voor ons (online) interview of onze (online) vergadering. Vooral als er meerdere personen op de afspraak worden verwacht, is dit een stuk gemakkelijker dan steeds heen-en-weer mailen, of om elkaar te bellen.