Tekstschrijver over het vak (15) – Een goede briefing is het halve werk

Het komt nogal eens voor dat ondernemers die een tekstschrijver zoeken, ervan uitgaan dat als ze eenmaal de geschikte kandidaat hebben geselecteerd, ze op hun lauweren kunnen gaan rusten. Die copywriter zorgt er dan vanzelf voor dat de mooiste teksten, best scorende zinnen en fijnste woorden zo uit het toetsenbord van de schrijver komen. Deze vijftiende aflevering in deze serie over mijn vak als tekstschrijver gaat over briefings.

Laatst viel ik haast van mijn stoel. Stomverbaasd was ik. Een collega-tekstschrijver beweerde namelijk dat hij/zij (ik laat dit even in het midden) ‘aan een half woord genoeg’ zou hebben om een goede blogtekst te schrijven. Laat ik u uit de droom halen: dat kan niet! Zeker als het om een nieuwe opdrachtgever gaat, zal een stevige briefing noodzakelijk zijn.

Goed briefen bespaart tijd (en geld)

Zo’n nauwkeurige briefing houdt natuurlijk niet in, dat u mij als tekstschrijver ieder woord moet voorkauwen. Dan zou u beter zelf kunnen gaan schrijven. Maar zomaar voor het vaderland wegtikken? Mij niet gezien. En u hoop ik ook niet.

Sterker nog: als u mij goed brieft, dan kan ik sneller werken. En dat voelt u natuurlijk ook in uw portemonnee!

Een goede briefing is het halve werk. Maar wat moet er in zo’n briefing staan?

Maar hoe ziet een goede briefing eruit? Ik zal hieronder een aantal elementen noemen die ik bijvoorbeeld nodig heb om een goede tekst te schrijven. De lijst is niet volledig en geldt ook niet voor iedere tekst. Maar als onze samenwerking pas begint, is het zeker een goede leidraad.

Dit hoort in een briefing (1): de achtergrond van uw organisatie, bedrijf, product

Waar moet de tekst over gaan? Over uw bedrijf? Dan wil ik graag zoveel mogelijk informatie over uw bedrijf weten. Gaat het over een (nieuw) product? Dan wil ik graag alle achtergrondinformatie die beschikbaar is over het product weten, maar ook zoveel mogelijk over uw organisatie.

De informatie kunt u mij zowel in schriftelijke vorm geven (uw website, brochures en andere bestaande teksten), maar het kan ook mondeling. We plannen dan bijvoorbeeld een interview in met u en/of uw medewerkers. Desgewenst ga ik zelf op zoek naar achtergrondinformatie, maar u zult begrijpen dat ik daarvoor een extra financiële investering van u vraag.

Dit hoort in een briefing (2): om wat voor tekst gaat het?

Het maakt nogal een verschil of ik een persbericht voor u moet schrijven, een blogartikel of foldertekst. Of een complete website. In het laatste geval gaan we trouwens een heel ander traject in van zoekwoordenonderzoek, persona’s en andere zaken die ik hier uitgebreid beschrijf.

Gaat het om een opdracht voor een opzichzelfstaande tekst, dan wil ik graag weten:

• De tekstvorm (blog, brief, brochure of iets anders)
• De doelgroep. Wie is de lezer van de tekst (of in ieder geval: de gewenste lezer)?
• Wat moet het doel of de boodschap van de tekst volgens u zijn? Wat wilt u ermee bereiken (bijvoorbeeld: informeren van uw (potentiële) klanten over een nieuw product, of het verkopen van een product)
• Hoe lang moet de tekst minimaal/maximaal zijn?
• Welke informatie moet minimaal in de tekst terug te vinden zijn?
• Wat is de tone of voice van uw organisatie?

Dit hoort in een briefing (3): de taken voor de tekstschrijver

Uiteraard vraagt u mij om de tekst te schrijven. Maar daarnaast kunnen we ook afspreken dat ik het volgende voor u doe:

• Advies over andere teksten van uw organisatie
• Regelen van beeldmateriaal (bijvoorbeeld een fotograaf of een illustrator)
• Regelen van opmaak (bijvoorbeeld het inschakelen van een vormgever)
• Eindredactie van de tekst, correctie van drukproeven
• Begeleiding van het hele traject tot de tekst op papier of scherm te vinden is

Dit hoort in een briefing (4): het traject van leeg vel tot oplevering

• Afspraken over deadlines (concepttekst, definitieve tekst, opmaak, druk/plaatsing op het web)
• Wie is verantwoordelijk bij u voor de tekst. Ik heb graag één aanspreekpunt, die bijvoorbeeld ook het concept en de definitieve versie van de tekst accordeert.

Verder maken we afspraken over de kosten voor en de betaling van de tekst. Het kan bij een omvangrijk teksttraject vragen om op verschillende momenten te mogen factureren.

In ieder geval zijn op alle teksten die ik schrijf de voorwaarden van Tekstnet van toepassing. Die stuur ik mijn klanten altijd voorafgaand aan een samenwerking toe, over het algemeen in ieder geval bij een maatwerkvoorstel.

Beantwoorden aan de verwachtingen

Wanneer we bovenstaande goed afspreken, komt dat met de samenwerking wel goed. En dan weten we meteen wat we aan elkaar hebben en wat we van elkaar mogen verwachten. Het voorkomt dat er later ‘ruzie’ over komt en zorgt ervoor dat u de juiste tekst aangeleverd krijgt.